Vzhledem k tomu, že získat osobní údaje nájemce je ze zákona povinné, není třeba jeho souhlas. Důvodem k získání a zpracování dat je v tomto případě uzavření nájemní smlouvy a její další plnění. Dalším důvodem může být vedení účetnictví. Zde, ale pozor! Pokud pronajímatel předává osobní údaje nájemce externí firmě, která mu zpracovává účetnictví, je třeba mít s poskytovatelem služby (účetní) uzavřenou zpracovatelskou smlouvu.
Pokud tedy pronajímáte svou nemovitost a tím pádem uchováváte osobní údaje nájemce, jste povinni jej informovat jaké jeho osobní údaje uchováváte a jak s nimi nakládáte. Nájemci by také měli být seznámeni se svými právy, která se týkají správy jejich osobních údajů.
Osobní údaje (např. nájemní smlouva) by měly být zabezpečené. Nezáleží, zda je uchováváte v papírové či elektronické podobě. Dokumenty v PC by měly být chráněny heslem, listinné smlouvy zamčené v šuplíku, či skřínce. Vaší povinností je zajistit, aby se ke smlouvě a osobním údajům nikdo neoprávněný nedostal, a to ani členové Vaší domácnosti.
Nařízení GDPR přináší fyzickým osobám, jejichž osobní údaje jsou uchovávány, řadu práv. Například zahrnuje právo na informace. Každý má právo vědět, kdo je správcem osobních dat, za jakým účelem je uchovává, jak dlouho je bude uchovávat a zda a případně komu je zpřístupní. Dále pak právo na přístup k osobním údajům, klienti tak mohou požádat o informaci, jaké údaje a jak jsou zpracovávány. Dále pak právo na opravu, nebo právo na výmaz. Poslední jmenované je možné v případě, kdy již nejsou osobní údaje potřebné.
Pro kontrolu z Úřadu na ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), ale i pro možnost informovat nájemce, by měl mít pronajímatel zpracován dokument Záznam o zpracování osobních údajů, kde uvádí, jaké osobní informace a jak budou uchovány. V případe ztráty či úniku dat a dokumentů je pronajímatel povinen tuto skutečnost oznámit na ÚOOÚ.